Ngày nay, Kaizen là một hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Phương pháp Kaizen đóng góp mạnh mẽ và là một phần cơ bản của mô hình quy trình sản xuất tinh gọn trong sản xuất tinh gọn.
Kaizen là gì?
Định nghĩa về kaizen xuất phát từ hai từ tiếng Nhật: ‘kai’ có nghĩa là ‘thay đổi’ và ‘zen’ có nghĩa là ‘tốt’. Có thể hiểu Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục để tốt lên.
Kaizen có thể áp dụng vào tất cả các mặt của cuộc sống như đời sống cá nhân, gia đình, xã hội đặc biệt hiệu quả khi áp dụng vào công việc.
Khi áp dụng vào nơi làm việc, Kaizen có nghĩa là xem xét lại các điểm được, chưa được để cải tiến liên tục. Hoạt động này sẽ có sự tham gia của cả người quản lý và người lao động.
Kaizen là nét văn hoá làm việc nổi tiếng gắn với các công ty lớn của Nhật Bản như Toyota, Honda, Suzuki, Canon,… Hiện nay, Kaizen đã được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới cũng như tại Việt Nam.
Lợi ích khi áp dụng Kaizen cho doanh nghiệp
Việc áp dụng Kaizen, thực hiện các cải tiến nhỏ trong một thời gian dài mang đến những kết quả to lớn về hiệu quả công việc.
- Giảm thiểu sai sót và lãng phí.
- Giảm thiểu nhu cầu giám sát và kiểm tra.
- Gia tăng năng suất làm việc hay vận hành.
- Trau dồi kỹ năng nhân viên, tạo động lực để cá nhân trong công ty đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả.
- Thúc đẩy tinh thần đồng đội, tạo ra sự gắn kết giữa các thành viên.
- Xây dựng văn hóa thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết.
Các chương trình Kaizen cơ bản
5S
Khung 5S là một phần quan trọng của hệ thống Kaizen và thiết lập một nơi làm việc lý tưởng, quy củ, sạch sẽ, an toàn và được tiêu chuẩn hóa để cải thiện hiệu quả vận hành.
- SERI/Sàng lọc: Sàng lọc và loại bỏ những cái không cần thiết ra khỏi công việc.
- SEITON/Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự tạo sự tiện lợi và dễ dàng khi sử dụng.
- SEISO/Sạch sẽ: Giữ cho không gian làm việc sạch sẽ và ngăn nắp.
- SEIKETSU/Săn sóc: Duy trì và chuẩn hoá 3S đầu tiên (Seri, Seiton, Seiso) một cách có hệ thống.
- SHITSUKE /Sẵn sàng: Thể hiện ý thức tự giác đối với hoạt động 5S.
KSS
KSS còn được gọi là hệ thống khuyến nghị Kaizen. Chương trình này có vai trò chủ yếu là làm nổi bật những lợi ích về tinh thần, tài chính và kinh tế để thúc đẩy nhân viên.
QCC
Trong chương trình QCC sẽ hình thành nên một nhóm nhỏ hoạt động tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc.
Hằng ngày, họ đều đặn thực hiện chuyên môn, tự tổ chức, giáo dục lẫn nhau từ đó tăng khả năng teamwork, hướng đến đạt mục tiêu chất lượng toàn công ty.
JIT
Chương trình JIT có nghĩa là đúng thời hạn. Đây một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất. Áp dụng JIT sẽ hướng đến mục đích giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu sử dụng.
Cách áp dụng Kaizen cho doanh nghiệp
Kaizen có thể được thực hiện theo “chu trình 7 bước” để tạo ra một môi trường dựa trên sự cải tiến liên tục. Phương pháp có hệ thống này bao gồm các bước sau:
Bước 1: Tìm hiểu thực trạng doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen
Trước khi áp dụng Kaizen cần hiểu rõ hiện trạng của doanh nghiệp, nguồn lực hiện có của doanh nghiệp từ đó xác định mục tiêu Kaizen. Việc này giúp doanh nghiệp tránh các lỗi như lệch hướng vấn đề, không đủ nguồn lực.,
Thông thường, điều này được tổ chức thành các nhóm cá nhân cụ thể chịu trách nhiệm thu thập và chuyển tiếp thông tin từ một nhóm nhân viên rộng lớn hơn.
Bước 2: Xác định vấn đề
Xác định vấn đề đang gặp phải và cố gắng tìm ra các nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề đó.
Có thể sử dụng phản hồi rộng rãi từ tất cả nhân viên để có cái nhìn tổng quan và khách quan hơn đối với những vấn đề đang gặp phải.
Bước 3: Xác định giải pháp tối ưu
Khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thì hãy đề xuất các giải pháp để giải quyết vấn đề đó. Hãy khuyến khích nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo, mới mẻ. Từ đó lựa chọn ra giải pháp khả thi nhất để lập kế hoạch thực hiện và chuẩn hoá.
Bước 4: Áp dụng giải pháp Kaizen
Thực hiện giải pháp Kaizen đã được lựa chọn ở trên theo kế hoạch đã đề ra. Có thể thử nghiệm giải pháp ở quy mô nhỏ, đánh giá hiệu quả sau đó mới áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp.
Bước 5: Phân tích kết quả
Tại các khoảng thời gian khác nhau, hãy kiểm tra tiến độ và đối chiếu với kế hoạch đã đề ra. Thực hiện các đo lường hiệu quả của phương pháp Kaizen từ đó đánh giá mức độ thành công so với hiện trạng ban đầu.
Bước 6: Tối ưu hoá và chuẩn hoá giải pháp
Trong quá trình thực hiện Kaizen doanh nghiệp có thể phát hiện ra một số điểm chưa tốt hoặc một số điểm có thể làm tốt hơn, hãy nhanh chóng điều chỉnh lại cho phù hợp.
Bước 7: Lặp lại liên tục quy trình Kaizen
Khi đã có một giải pháp Kaizen phù hợp, đây là lúc lặp lại chu trình từ bước 1 để một lần nữa xác định vấn đề và tìm giải pháp.
10 nguyên tắc Kaizen
Vì việc thực hiện Kaizen đòi hỏi phải có tư duy đúng đắn trong toàn công ty, nên 10 nguyên tắc đề cập đến tư duy Kaizen thường được coi là cốt lõi của triết lý.
- Bỏ qua các giả định.
- Hãy chủ động giải quyết vấn đề.
- Đừng chấp nhận hiện trạng.
- Hãy từ bỏ chủ nghĩa hoàn hảo và có thái độ thay đổi lặp đi lặp lại, thích nghi.
- Tìm kiếm giải pháp khi bạn tìm thấy sai lầm.
- Tạo một môi trường trong đó mọi người cảm thấy được trao quyền để đóng góp.
- Trước khi đưa ra quyết định, hãy đặt câu hỏi “tại sao” năm lần để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. (Phương pháp 5 Tại sao)
- Thu thập thông tin và ý kiến từ nhiều người.
- Sử dụng sự sáng tạo để tìm ra những cải tiến nhỏ, chi phí thấp.
- Không bao giờ ngừng cải tiến.
Kết luận
Việc thành công của hệ thống Kaizen giúp cho doanh nghiệp luôn luôn được cải tiến và phát triển hơn. Triết lý này được áp dụng và làm thay đổi hoạt động của công ty theo hướng có lợi và tốt hơn.